In diesem Artikel...

geht es darum, wie Sie bereits erstellte Dokumente duplizieren.


Dokumentenverwaltung aufrufen und das gewünschte Dokument duplizieren:

Aufgabe:

dient dazu bereits vorhandene Dokumente zu duplizieren, falls man ein Dokument anpassen möchte jedoch das alte ebenfalls noch brauch.


Nutzung:

Die einzelnen Steps zur Nutzung der Funktion.

  1. Sie befinden sich im Hauptmenü von VIA und navigieren zur allgemeinen Dokumentenverwaltung. Mit einem Klick auf "Daten & Optionen" öffnet sich ein Untermenü.
  2. Hier angekommen finden Sie die dargestellten Punkte, mit einem Klick auf "Dokumente verwalten" öffnet sich die Dokumentenverwaltung.
  3. Die Dokumentenverwaltung ist in Ebenen unterteilt, damit die Dokumente nicht alle an einem Ort liegen und man diese schneller wiederfindet. Klicken Sie auf das markierte Menü.
  4. Es öffnet sich die Ebenenauswahl, wir wählen als Beispiel die Ebene "Fahrten" aus.In der Ebene "Fahrten" angekommen, finden wir die ihr zugeordneten Dokumente. Hier nur eins, der "Tourenplan". Mit einem Klick auf den "Tourenplan" öffnen wir sein Untermenü.
  5. In dem Bearbeitungsmenü des Dokumentes "Tourenplan" angekommen, finden Sie oben den Button "exportieren...".
  6. Es öffnet sich das Exportmenü. Hier haben Sie nun die Wahl zwischen das Dokument-Template zu kopieren oder eine Datei herunterzuladen. Wir gehen im Folgenden auf beide Wege ein.
  7. Egal für welche Variante Sie sich nun entschieden haben, klicken Sie in der allgemeinen Dokumentenverwaltung(Punkt 3) auf "Import:
  8. Es öffnet sich folgendes Importmenü:
    • Template kopieren:
      • Als erstes Wählen Sie die Ebene aus in welche Sie das zu duplizierende Dokument reinlegen bzw. kopieren möchten. (Punkt 1)
      • Im Auswahlfeld Template laden wählen Sie nun "Text einfügen". (Punkt 2)
      • Unter Punkt 3 sehen Sie nun ein Textfeld in welches Sie ihr vorhin kopiertes Template wieder einfügen. Anschließend klicken Sie auf Importieren.
    • Template hochladen:
      • Sie wählen wie im vorherigen Punkt ihre gewünschte Ebene aus.
      • Wählen anschließend statt "Text einfügen" -> "Datei hochladen" (Punkt 1)
      • Mit einem Klick auf das Plus unter Punkt 2 öffnet sich ihr lokales Dateisystem und Sie haben die Möglichkeit dort die hochzuladende Datei auszuwählen und einzufügen.
      • Bei erfolgreichem Einfügen erscheint die Datei in der Tabelle und Sie können auf "Hochladen" klicken.
      • Nach erfolgreichem Hochladen verschwindet die Datei in der Tabelle. Anschließend klicken Sie auf Importieren.
  9. Bei erfolgreichem Importieren öffnet sich automatisch das neu erstellte, duplizierte Dokument. Außerdem erkennen Sie die Kopie am Namen des Dokuments und der Beschreibung (Punkt 1). Sämtliche Textmarken und Einstellungen des ursprünglichen Dokuments wurden ebenfalls übernommen. (Punkt 2)