In diesem Artikel...
geht es darum, wie Sie effizient Dokumente bearbeiten und erstellen und disese anschließend Schulen, Unternehmen, Touren und Schülern zusenden können.
Dokumentenverwaltung:
Aufgabe:
gibt Ihnen einen Überblick der einzelnen Dokumente
Nutzung:
Die einzelnen Steps zur Nutzung der Funktion.
- Unter dem Menüpunkt Daten & Optionen -> Dokumente verwalten, finden Sie die Dokumentenverwaltung (Abbildung 1)
- Zunächst sollten Sie eine Ebene auswählen in die ihr Dokument am besten passt
- Mit Auswählen einer Ebene werden Ihnen in der darunter liegenden Tabelle Vorlagen für Dokumente angezeigt, falls diese bereits vorhanden sind (Abbildung 2)
- Falls vorhanden, können Sie diese durch einfaches Klicken blau markieren, es öffnet sich eine Dokumentenvorschau samt hinterlegten Textmarken (Abbildung 3)
- Bearbeiten eines vorhandenen Dokuments:
- Bezeichnung und Beschreibung können einfach bearbeitet werden
- Sie haben ebenfalls die Möglichkeit dem Dokument "Rechte" zu geben, um festzulegen inwiefern ein Nutzer das Dokument bearbeiten darf
- Textmarken können Sie wie folgt bearbeiten:
- Sys: sind durch das System vorgegeben und können nicht bearbeitet werden
- Marken mit einer einfachen ID, können von Ihnen erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden
- Textmarken füllen sich beim Erstellen eines neuen Dokuments automatisch mit Systemtextmarken, standardmäßig sind das ID, Benutzer und Datum
- Neben den Textmarken kann man auch noch andere Inhalte einfügen, wie Tabellen oder Replacements
- Unter dem Button "Dokument bearbeiten", können Sie dann das Dokument nochmal gezielter bearbeiten und auch bspw. einzelne Sachen aus Word etc. kopieren (Abbildung 3)
- Mit einem Klick auf "Speichern" werden ihre getätigten Änderungen auch wirksam
- Hinzufügen eines neuen Dokuments:
- Dazu wählen Sie als erstes die Ebene aus der sie das Dokument hinzufügen wollen und klicken auf "Hinzufügen"
- In der Liste erscheint nun ein neues Dokument (Abbildung 4)
- Mit einem einfachen Klick, blau markieren und wie unter Punkt 5 bearbeiten
- Löschen eines bereits erstellten Dokuments:
- Dazu einfach das Dokument welches gelöscht werden soll in der Liste mit einem Klick blau markieren und auf "Löschen" klicken
Abbildungen:
Abbildung 1 | Abbildung 2 | Abbildung 3 | Abbildung 4 |
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