In diesem Artikel...

geht es darum, wie Sie effizient Dokumente bearbeiten und erstellen und disese anschließend Schulen, Unternehmen, Touren und Schülern zusenden können.


Dokumentenverwaltung:

Aufgabe:

gibt Ihnen einen Überblick der einzelnen Dokumente 


Nutzung:

Die einzelnen Steps zur Nutzung der Funktion.

  1. Unter dem Menüpunkt Daten & Optionen -> Dokumente verwalten, finden Sie die Dokumentenverwaltung (Abbildung 1)
  2. Zunächst sollten Sie eine Ebene auswählen in die ihr Dokument am besten passt
  3. Mit Auswählen einer Ebene werden Ihnen in der darunter liegenden Tabelle Vorlagen für Dokumente angezeigt, falls diese bereits vorhanden sind (Abbildung 2)
  4. Falls vorhanden, können Sie diese durch einfaches Klicken blau markieren, es öffnet sich eine Dokumentenvorschau samt hinterlegten Textmarken (Abbildung 3)
  5. Bearbeiten eines vorhandenen Dokuments:
    • Bezeichnung und Beschreibung können einfach bearbeitet werden 
    • Sie haben ebenfalls die Möglichkeit dem Dokument "Rechte" zu geben, um festzulegen inwiefern ein Nutzer das Dokument bearbeiten darf
    • Textmarken können Sie wie folgt bearbeiten:
      • Sys: sind durch das System vorgegeben und können nicht bearbeitet werden
      • Marken mit einer einfachen ID, können von Ihnen erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden
      • Textmarken füllen sich beim Erstellen eines neuen Dokuments automatisch mit Systemtextmarken, standardmäßig sind das ID, Benutzer und Datum
    • Neben den Textmarken kann man auch noch andere Inhalte einfügen, wie Tabellen oder Replacements
    • Unter dem Button "Dokument bearbeiten", können Sie dann das Dokument nochmal gezielter bearbeiten und auch bspw. einzelne Sachen aus Word etc. kopieren (Abbildung 3)
    • Mit einem Klick auf "Speichern" werden ihre getätigten Änderungen auch wirksam
  6. Hinzufügen eines neuen Dokuments:
    • Dazu wählen Sie als erstes die Ebene aus der sie das Dokument hinzufügen wollen und klicken auf "Hinzufügen"
    • In der Liste erscheint nun ein neues Dokument (Abbildung 4)
    • Mit einem einfachen Klick, blau markieren und wie unter Punkt 5 bearbeiten
  7. Löschen eines bereits erstellten Dokuments:
    • Dazu einfach das Dokument welches gelöscht werden soll in der Liste mit einem Klick blau markieren und auf "Löschen" klicken


Abbildungen:

Abbildung 1
Abbildung 2
Abbildung  3
Abbildung 4